事務作業に20年以上携わり、今まで様々な経験をしてきましたが、一貫して私がポリシーとしていることは、ズバリ！
「省エネ」です。
いかに求められていことを、どれだけ楽に、どれだけ完璧に遂行するか。これのみです。
基本的にものぐさなんです(笑)。手を抜けるものなら手を抜きたい。
でも小心者なので怒られたくはない(笑)。今までと同じものをより簡単に作る方法はないのか、そればかりを考えていた結果、様々なテクニックを身につけました。
より早く、より正確に！
常にこれを模索しながら仕事をしていました。
求められているのは『成果物』、評価はその成果物の『速さ』と『正確性』です。その途中の方法などは全く考慮されません。
今まで1時間かかって作り上げたものが30分で出来上がり、その上今までと同じもしくはそれ以上の出来であればいいのです。
例えば、上司から書類作成を依頼された場合、一から入力しようとしていませんか？
前年の資料があればそれを加工します。
基本的なフォーマットがある場合はそれをコピペし、必要な部分のみ修正します。
手元に資料がない場合、ネットで似たような文書が作成されていないか探し、コピペもしくはそれを参考にアレンジします。
エクセルも同様です。
資料の目的や用途に応じて表現を変え、関数を入れられるものがあれば積極的に利用し、自動的に求める数字が出てくるように作り上げます。
最初は一時的に手間が増えることがあるかもしれませんが、長い目で見ると大きな変化がもたらされることを保証します。
まず最初に
事務作業の効率化の第一歩は、今の業務のやり方について、疑問を持つこと。
様々なオフィスを見てきましたが、ずっとやっていたやり方に何の疑問も持たず、「こんなもの」と思って同じやり方を続けることはやめましょう。
まずはほかのやり方もあることを知ることです。
せっかくエクセルを使っているのに、SUM関数を使ったことがない方がいらっしゃいました。
出力した数字を一つ一つ電卓で計算し、結果を入力していたのには本当に驚きました。
ボタン一つで合計値はもちろん、最大値や最小値、平均だって出すことができるのに、そんな機能があるなんて知らなかった、というのです。
エクセルもワードも、本当に様々な機能があります。
正直、私もすべての機能を使いこなせているとは言えません。
まだまだ知らないことがたくさんあり、お客様のお手伝いをする中で、「こんな便利な機能があったのか！」と知ることも多いです。
知識は力なり
一つ一つ必要な知識を身につけ、業務に反映させていきましょう。
ただし、用途によって身につけるべき知識やスキルは異なるので、闇雲に知識を詰め込むことはお勧めしません。
必要な知識を必要な分だけ身につけ、余力があればそこから広げて学んでいけばいいと思っています。
また、個人的にはブラインドタッチは必ずしも必要ではないと考えています。
もちろん出来るに越したことはないのですが、出来なくてもそのほかの方法で補えばいいのです。
マウスを使いながらショートカットキーを駆使すると、かなりの時間をカットできます。
今の事務作業の時間を半分、できれば3分の１にすることは可能です！
ご興味がある方は是非お気軽にお問い合わせください。
